مراحل سازماندهی کسب و کار
مراحل سازماندهی
- طراحی چارت سازمان
- تعریف مشاغل سازمانی
- الویت بندی ایجاد واحد های سازمانی
- الویت بندی ایجاد کمیته های رهبری و تیم های سازمانی
- تعریف و تدوین سیستم ها و فرآیندهای انجام کارها وتدوین روش های اجرائی
- تعیین مکان فعالیت و تهیه امکانات و تجهیزات برای ایجاد سازمان
- گزینش و استخدام نیروی انسانی
- اخذ مجوز ها و گواهی نامه های لازم
- تعریف کارهای هر یک از واحدهای سازمانی( ماموریت- مسئولیت وظایف )
- سازماندهی ارتباطات و سیاست گذاری ها و تعیین خط مشی های سازمانی
- تدوین و تصویب اهداف و برنامه اجرائی هر یک از واحد ها بصورت مجزا براساس برنامۀ کسب و کار شرکت
- اجرای برنامه ها
- تهیه روش های ارزیابی و کنترل عملکردهای سازمانی
- اخذ بازخورد ها و اصلاحات
طراحی چارت سازمان
تهیه چارت سازمان از موارد زیر تاثیر می پذیرد: موضوع فعالیت شرکت، نوع پروژه، مسئولیت های قراردادی، اهداف سازمانی، استراتژی های مدیریت امور شرکت، اصول و الگوهای مدیریتی، قوانین، سیستم های مدیریتی، محیط کسب و کار، دیدگاه های بنیان گذاران، ارتباطات با ذی نفعان، اهداف شرکت، منطقۀ فعالیت و بازار های هدف
تعریف مشاغل
- سمت: مشخصات دارنده شغل – تحصیلات – آموزش– شایستگی ها- مهارت – توانایی ها- سن – جنسیت – تاهل – تجربیات کار- شخصیت – وضعیت جسمی – عادات و رفتار سازمانی (فرهنگ کار- همکاری)
- جایگاه سمت در چارت سازمان – روابط با بالادست و پایین دست و موازی – عضویت در تیم کاری تصمیم سازی / تصمیم گیری (کمیته ها – هیئت ها).
- حقوق و مزایای مادی و معنوی.
- مسئولیت های سازمانی و ماموریت در سازمان.
- تعریف و تعیین اختیارات سازمانی.
- تعیین وظایف سازمانی.
- فرآیندهای انجام وظایف – استانداردهای اموراجرایی – روش ها و آیین نامه ها.
- برنامه: برنامه های روزانه – هفتگی – ماهانه – سالانه – (تدوین برنامه – اجرای برنامه).
- امکانات و تجهیزات مورد نیاز برای انجام وظایف.
- تأمین مکان مورد نیاز برای انجام کار و استقرار .
- برنامه و موضوعات آموزش مورد نیاز درون سازمانی.
- ترسیم پلکان ترقی شغلی در سازمان.
- ساعات کاری.
- تشویقات و تنبیهات.
- روش مصاحبه و انتخاب و استخدام.
- نحوه مدیریت و هدایت و ارزیابی.
- الویت بندی ایجاد واحد های سازمانی
- مالی – اداری
- تولید و تأمین
- بازاریابی و فروش
- خدمات و پشتیبانی
الویت بندی ایجاد کمیته های رهبری و تیم های سازمانی
- کمیتۀ مدیران (شورای تصمیم گیری و رهبری شرکت)
- تیم برنامه ریزی و سازماندهی
- تیم مالی – اقتصادی
- تیم فنی – مهندسی و اجرائی
- کمیتۀ تولید و محصولات
- کمیتۀ بازاریابی و فروش
تعریف و تدوین سیستم ها و فرآیند های انجام کارها و روش های اجرایی
هدف از تعریف و ایجاد سیستم ها، منظم سازی و هدفمندی کلیۀ فعالیت های سازمانی به منظور کارایی و بهره وری منابع انسانی – مالی و سایر دارایی های شرکت است. مدیریت زمان و منابع مالی (منابع - مصارف) از اهداف اصلی در تعریف سیستم ها می باشد.
انتخاب مکان فعالیت و تهیه امکانات و تجهیزات برای ایجاد سازمان
محل فعالیت و تجهیزات و لوازم مورد نیاز برای سازماندهی و ایجاد کسب و کار تابعی از موضوع و حجم فعالیت های سازمان، ابعاد و چارت سازمان، ارتباطات و جایگاه سازمان و منابع می باشد. انتخاب منطقی هر کدام از آیتم های آن در کیفیت عملکرد سازمان نقش تعیین کننده ای دارد.
گزینش و استخدام نیروی انسانی
گزینش و استخدام نیروی انسانی در مرحلۀ ایجاد سازمان از مهم ترین و اثر گذارترین کارهای مربوط به کیفیت فعالیت های سازمان و موفقیت آن و تحقق اهداف می باشد. که نیازمند الگوی تعریف شده ای است.
اخذ مجوز ها و گواهی نامه های لازم
مجوزهایی که طبق مقررات قانونی باید اخذ شود، جزو الویت های اول فعالیت های سازمان می باشد. دریافت گواهی نامه ها و تأیدیه ها از مراکز معتبر نیز نشان دهندۀ کیفیت فعالیت ها و تولیدات سازمان خواهد بود که بر اساس نوع محصولات و شرایط محیط فعالیت الویت بندی و اخذ می شود.
تعریف کارهای هر یک از واحدهای سازمانی (ماموریت، مسئولیت، وظایف)
هر یک از واحدهای سازمان با هدف تعریف شده ای برای اجرای وظایف و کارهایی مشخص و برنامه ریزی شده ای ایجاد می شود. تعیین مأموریت و مسئولیت هر واحد سازمانی بصورت دقیق و مشخص عامل ایجاد تمرکز و دقت در انجام وظایف محوله است.
سازماندهی ارتباطات و سیاست گذاری ها و تعیین خط مشی های سازمانی
ایجاد ارتباطات منطقی در راستای پیشبرد فعالیت ها و تحقق اهداف سازمان با هوشمندی استراتژی اثر بخش در تنظیم ارتباطات برای بهره برداری از فرصت ها و گسترش توانایی های سازمان از کلیدی ترین رفتارهای سازمانی می باشد.با توجه به طبیعت متغییر محیط کسب و کار پایش هوشمندانۀ محیط جهت فرصت یابی ها و ایجاد تعادل بین سازمان با محیط آن از ضروری ترین وظایف سازمانی رهبران و مدیران سازمان می باشد. تحلیل اوضاع و محیط کسب و کار بصورت واقع بینانه و تأثیر آن در برنامه ریزی و تغییرات بموقع و لازم و ضروی در استراتژی های کسب و کار، عامل تحقق خواسته های سازمان با هزینه های کمتر خواهد شد.
تعیین اهداف و برنامۀ اجرائی هر یک از واحدها طبق برنامۀ کسب و کار
برای پیشبرد اهداف شرکت بعد از طی مراحل اولیۀ سازماندهی و مشخص شده نوع فعالیت ها و وظایف واحدها و مأموریت و مسئولیت سازمانی هریک از آنها در چهار چوب استراتژی ها و سیاست های شرکت، تدوین برنامه های زمانبندی شده و معین، شرکت را یک گام اساسی دیگر به شروع فعالیت های خود نزدیک می کند. موفقیت هر سازمانی در گرو داشتن برنامه حرفه ای است و علت همۀ شکست ها نداشتن برنامه و سازمان توانا برای اجرای آن می باشد.
اجرای برنامه ها
سازمان برای اجرای برنامه ها و برای تحقق اهداف مشخص با زمانبندی معلوم طراحی و ایجاد می شود. با شروع به اجرای برنامه ها و انجام فعالیت های سیستمی و وظایف، سازمان کم کم از مرحلۀ ایجاد وارد مرحلۀ راه اندازی و مدیریت اجرایی می شود. واحدهای سازمان برای انجام درست فعالیت های خود و ایجاد هماهنگی بین کلیۀ عناصر سازمان، نیازمند برنامه های تدوین شده است. برنامه هایی که با مشخص کردن کارهای قابل انجام و با صرف منابع مشخص، تحقق اهداف سازمان را در زمان تعیین شده امکان پذیر می کنند.
تهیه روش های ارزیابی و کنترل عملکردهای سازمانی
تعریف شاخص های کیفیت و کمیت عمل سازمان برای همۀ کارهای سازمان و واحد ها و نیروهای انسانی آن، امکان ارزیابی دقیق عملکرد سازمان و منابع آن را فراهم می نماید. انجام درست وظایف مربوط به کنترل و نظارت و هدایت منابع برای مدیران سازمان از طریق روش های سیستمی ارزیابی عملکرد ها مقدور می شود.
اخذ بازخوردها و اصلاحات
هر فعالیت سازمانی به بازخوردهایی منجر می شود. ارزیابی نتایج فعالیت ها و شناسایی دقیق بازخوردها به مدیران سازمان کمک می کنند که با انجام بموفع تغییرات سازمان را به سمت تحقق اهداف اش در محیط پرتلاطم بازار رقابت هدایت نمایند. بقای هر سازمانی منوط به تغییرات هدفمند، هوشمندانه و سریع در مدیریت کسب وکار می باشد. این امر نیازمند اهمیت دادن به بازخوردها و تغییرات محیط و زمان است.
رضا پوریعقوب